Google Docs – один из самых удобных и широко используемых бизнес-инструментов. Правильное использование сервиса может существенно облегчить ваши трудовые будни и сэкономить рабочее время. Знакомы ли вы со всеми «фишками» Google Docs? Вот несколько советов, которые могут помочь вам работать с документами более эффективно.
Раскрасьте папки в разные цвета
Фото: iXBT.com
Со временем ваш Google Диск может переполниться рабочими документами и папками, и вам придется трудно с поисками нужного документа или листа. К тому же это займет лишнее время. Для удобства пользователей в Google Docs существует функция, которая позволяет отмечать папки разными цветами. Необходимо навести курсор на папку и нажать правую клавишу мыши. Затем выбрать «изменить цвет» и выбрать понравившийся оттенок. Этот небольшой визуальный трюк позволит быстрее ориентироваться среди тысячи документов.
Устраивайте групповые звонки внутри документа
Приложение UberConference позволяет вам устроить конференцию с коллегами внутри документа. Чтобы получить надстройку, откройте свой документ и нажмите «Дополнения» и «Настроить дополнения». Введите «UberConference» в строку поиска и нажмите на «синий плюс». Затем разрешите приложению получать доступ к вашей учетной записи Google. Чтобы запустить надстройку, щелкните меню надстроек и выберите «UberConference / Launch Sidebar».
Используйте шаблоны для повторяющихся проектов
Фото: Tproger
Если вы пытаетесь отформатировать анкеты, отчеты с совещаний или счета клиентов, используйте шаблон, который вы можете быстро изменить по мере необходимости. Это поможет ускорить выполнение задачи, ведь вам не нужно начинать каждый раз с нуля. Для этого необходимо кликнуть на кнопку «создать», выбрать из дополнительных функций Google Формы и щелкнуть на необходимый шаблон. Здесь есть формы для регистраций, приглашений, заказов и другие необходимые виды документов.
Подпишите свой документ
Сколько раз вы печатали документ, подписывали его, потом сканировали и отправляли по электронной почте? Представьте, сколько времени вы могли бы сэкономить в течение года, если бы вы могли добавить свою подпись в документ одним нажатием кнопки. Приложение PandaDoc поможет вам вставить вашу электронную подпись в документ с любого устройства в один клик.
Используйте голосовой ввод текста
Фото: Tproger
Иногда текст удобнее наговаривать, чем печатать. Возможно, функция голосового ввода ускорит создание вашего документа в Google Docs. В меню «Инструменты» выберите «Голосовой ввод». Щелкните значок черного микрофона и начните говорить после того, как он станет красным. Вы также можете добавить общую пунктуацию, указав «пробел», «запятую», «восклицательный знак» или «вопросительный знак».
Отправляйте факсы
Сервис HelloFax позволяет отправлять через факс документы Google. Чтобы отправить факс в документ Google, просто откройте приложение, введите номер факса и нажмите «Отправить».
Фото: ted.com
Если внедрить эти небольшие на первый взгляд «хитрости» в ежедневный рабочий процесс, можно сэкономить приличное количество времени на рутинных обязанностях и потратить его с пользой на решение более важных и креативных задач.