Несмотря на то, что основные рабочие чаты давно переместились в мессенджеры, электронная почта продолжает существовать в нашей трудовой жизни как официальное средство обмена информацией. Электронный почтовый ящик в каком-то роде заменил ежедневник, куда мы записывали важные задачи на день. Теперь все поручения приходят к нам в виртуальной форме, и это должно было облегчить нашу жизнь. Однако некоторые наши привычки общения по электронной почте продолжают значительно усложнять процесс коммуникации.
Фото: Inc.
5 самых распространённых «ошибок», которые мы совершаем, отправляя электронное письмо:
Неструктурированный текст
Мы хотим о чем-то попросить коллегу, но вдруг вспоминаем, что неплохо было бы спросить ее мнение насчет готовящегося корпоратива. Уже дописав письмо, мы понимаем, что забыли прикрепить бумаги, которые нужно срочно отсканировать, и добавляем пометку об этом в постскриптум. В итоге деловое письмо превращается в кашу. Если вам нужно описать сразу несколько задач пронумеруйте их и расставьте в порядки важности. Для личных вопросов и решений, не относящихся к делу, используйте мессенджер.
Использование заглавных букв в теме письма
Фото: The MBS Group
Этот способ привлечь внимание коллег работает только один раз. Если вы постоянно прибегаете к этому трюку, вас и ваши письма перестанут воспринимать всерьез. Помните, что заглавные буквы – своеобразный эквивалент крика. Используя их в своем письме, вы распространяете среди коллег негатив, который может вскоре обернуться против вас. Еще один минус «кричащих заголовков» — их часто используют интернет-мошенники и назойливые рекламные рассылки. А это значит, что ваше срочное письмо рискует оказаться в спаме.
Бесконечные ветки диалогов
В длинной веренице пересланных сообщений теряется самое главное – смысл и задачи данной коммуникации. Если вы заметили, что разговор плавно перешел к другой теме, создайте новую ветку, объединив в ней исключительно тех, кто имеет отношение к проблеме.
Слишком много или слишком мало текста
Не стоит писать коллегам оду из 5000 символов, если цель вашего письма – попросить доставить посылку по конкретному адресу. А вот если вы обязаны объяснить новичку нюансы определенной работы, не скупитесь на детали. Чем подробнее и понятнее вы объясните, что нужно делать, тем эффективнее получится результат вашей совместной деятельности.
Ожидание мгновенного ответа
Фото: ConsumerAffairs.com
Не дождавшись ответа от коллеги в течение нескольких часов, начинаете атаковать почту повторными письмами? Пора избавиться от этой раздражающей привычки. Несмотря на то, что мы живем в век современных технологий, общение по электронной почте не предполагает мгновенного реагирования. Если ваше письмо содержит в себе вопрос жизни и смерти, лучше продублируйте текст в мессенджер или свяжитесь с коллегой по телефону.
Помимо попыток избавиться от этих 5 привычек, проанализируйте культуру своей манеры общения по электронной почте. Всегда ли вы благодарите коллег, уважительно просите исполнить вашу просьбу? Простые фразы вроде «Продуктивного дня!» и «Хороших выходных» подбодрит ваших коллег и положительно настроит их на общение с вами.