Дедлайны горят сразу по нескольким проектам, рабочий стол на компьютере напоминает свалку и, кажется, вы только что случайно удалили папку с адресами важных клиентов. Если это про вас, то, скорее всего, вы недавно перешли на фриланс. Как правильно организовывать работу с документами?
Мы собрали лучшие советы экспертов на эту тему:
Не скапливайте файлы на рабочем столе
Даже если по началу вам кажется это удобным, спустя несколько недель вам трудно будет найти необходимый файл. На рабочем столе вы не сможете включить автоматизированный поиск по названию. Придется напрягать зрение и тратить лишнее время, чтобы найти нужное.
Не создавайте бесконечное число папок
Фото: Нож
Потратьте полчаса своего рабочего дня на уборку в электронных файлах. Сведите количество папок к минимуму. Самый удобный вариант — разделить информацию по именам клиентов. А то, что касается финансов лучше добавить в отдельную папку. Так вы сможете избежать путаницы с доходами и расходами.
Называйте папки четко и коротко
Когда вам нужно будет срочно найти нужную презентацию или текстовый файл, у вас вряд ли будет время вспоминать, как вы назвали папку. «Заработная плата», «бухгалтерский учет», «налоги», «отчеты за месяц» — среди простых и конкретных названий ориентироваться легче.
Сделайте документы доступными для членов своей команды
Фото: politeka.net
Если вы работаете в коллективе, но удаленно, подумайте о том, какие файлы вам необходимо загрузить в общий доступ. Возможно, это какие-то ссылки или адреса, которые понадобятся коллегам, пока вы отдыхаете в отпуске. Выберите наиболее удобную облачную систему и перенесите туда нужные файлы.
Систематизируйте документы
Решили копить с коллегами рабочие материалы в Google Docs? Проведите небольшую планерку и выработайте алгоритм загрузки файлов. Как будут называться папки для информации? Какие документы необходимо туда загружать? Это поможет избежать путаницы и наладить бизнес-процессы.
Настройте шаблоны
Фото: Mediabistro
Если вам часто приходится создавать анкеты, опросы или форматировать клиентские счета, используйте шаблоны. Вы сможете изменить их по мере необходимости и ускорить выполнение задачи, ведь вам не нужно начинать каждый раз с нуля.
Приготовьтесь к возможным катастрофам
Фото: myimperia.com
Работа с электронными документами – это всегда большой риск. Вы можете случайно удалить важную информацию или поймать вирус, который уничтожит ваши данные. Переместите самые нужные файлы в электронное облако и распечатайте на всякий случай бумажные копии. Скачайте специальную программу, которая поможет восстановить поврежденные и удаленные файлы. Например, R-Studio, которая сможет извлечь документы с жесткого диска даже после вирусной атаки.
Работаете с документами преимущественно в Google Docs? Почитайте наш прошлую статью про 6 скрытых «фишек», которые помогут эффективнее пользоваться сервисом.